Nic naneštěstí netrvá věčně. Pokud jste jako mnoho jiných podniků, v kterých zaměstnanci doslova odírají židle a stoly osm hodin denně, pět dní v týdnu, tak se to už projevilo i na tomto zařízení. Kancelářský nábytek může být pro společnost velkým nákladem. Hlavně pokud kupujete nábytek nový. To je důvod, proč mnohé společnosti váhají, kdy je ten správný čas na nákup nábytku a často se mu snaží vyhnout. Ale za jakou cenu?
Jak víme, že nastal ten správný čas?
Porozhlédněte se kolem sebe v prostorách podniku a upřímně zhodnoťte, jaký vliv na vás má toto prostředí. Cítíte se komfortně, motivovaně, nebo na vás působí skličujícím dojmem? Zamyslete se nad tím, jaké signály vysílá vzhled a stav prostor na lidi, kteří se v nich nacházejí poprvé. Musíte si umět odpovědět na otázku, zda byste s nadšením pracovali v tomto prostředí, kdyby nepatřilo vám. První dojem vytvoříte jen jednou – a ten zůstává.
Ne vždy je správná cesta ekonomické efektivity. Šetřit na zařízení, od kterého očekáváte, že vám vydrží roky, není ani logické, ani ekonomické. Pokud je váš kancelářský nábytek vyrobený z levných materiálů, měli byste ho pravděpodobně vyměnit. Například stůl vyrobený z dřevotřískových desek se může rozpadnout nebo zlomit, zatímco vysoce kvalitní stůl vyrobený z masivního dřeva bude sloužit po několik let.
Žádný kancelářský nábytek však nesetrvává věčně. I ten nejkvalitnější kus zařízení musí být časem nakonec vyměněný. Jak tedy víme, že kancelářský nábytek dosáhl vrcholu své životnosti? Základním ukazatelem by měla být funkčnost. Pokud je zařízení rozbité, velmi opotřebované, funkčnost je chybná nebo vykazuje jiné známky vysokého věku, je pravděpodobně nejlepší ho nahradit. V některých případech, pokud je jen mírně opotřebované, se může opravit. V jiných případech by ale mohla oprava stát více času a peněz než samotná výměna nábytku.
TIP
Před zbavením se starého nebo opotřebovaného nábytku zkontrolujte, jestli je v záruce. Mnozí renomovaní výrobci nabízejí na své produkty víceleté záruky. Za předpokladu, že je v záruce, vám ho může výrobce opravit nebo vyměnit bez dalších poplatků.
Kolika let se dožívá kancelářské zařízení?
Nábytek, bohužel, nemá přesný datum expirace jako balené potraviny. Životnost jednotlivých kusů se liší i o několik let a je značně závislá na použitých materiálech a konstrukci kusů. A co čas strávený jeho denním používáním? Podnikatelé často odkládají nákup nového kancelářského nábytku, protože jsou přesvědčení o tom, že je to plýtvání penězi. Ať už je to židle, stůl, box nebo konferenční stolek, všechny druhy kancelářského nábytku se nakonec budou muset časem vyměnit.
Kancelářský stůl obvykle vydrží nápor času déle než židle. Nad jeho výměnou by se mělo uvažovat hlavně tehdy, kdy se nohy a hrany začínají uvolňovat nebo rozpadat. To samé platí u nefunkčních šuplíků, které se zasekávají nebo rozpadají.
Obyčejná kancelářská židle, která se používá přibližně 40 hodin týdně, by měla v průměru vydržet od sedmi do deseti let. Ve skutečnosti to ale závisí na typu konstrukce židle. Ty se v současnosti vyrábějí z nejrozličnějších materiálů, jako jsou plasty, směsi nebo kov. Pokud používáte židli, která je potažená kůží nebo textilií, hned, jak se začnou tyto části rozpadat, drolit nebo trhat, víte, že nastal čas na výměnu.
Na rozdíl od židlí a stolů se konferenční stoly nepoužívají neustále a obvykle mají i delší životnost. I zde ale existuje pár momentů, u kterých je vhodné uvažovat nad výměnou. Nejčastějším důvodem k výměně je kapacita stolu. Pokud je nedostačující, protože potřebujete usadit více lidí, než vám poskytuje aktuální zařízení, jednoznačně investujte do většího konferenčního stolu. Modernizace nebo změna designu konferenční místnosti také poskytuje prostor pro hledání vhodnějšího zařízení, odpovídajícího daným požadavkům. Samozřejmě nezapomeňte ani na nové židle.
Proč bychom měli chtít vyměnit nezničené staré za funkční nové?
Nejen samotní zaměstnanci, ale i majitelé společností si v dnešní době uvědomují důležitost atraktivity a pohodlí v pracovním prostoru. Moderní a dobře promyšlený pracovní prostor může pomoci zvyšovat tempo růstu produktivity práce. Kromě toho odráží vysoká úroveň charakter společnosti i v očích zákazníků. Otázkou tedy je, kdy nastal vhodný čas na výměnu zařízení. My v tom máme jasno. A co vy? Pokud se naleznete v následujících bodech, nastal ten správný čas:
1. Zařízení už neodráží aktuální hodnoty a kulturu podniku
Prvořadé zaměření se na kvalitu produktů a poskytovaných služeb je životně důležité pro podniky působící na trhu. Nemělo by se ale zapomínat na kultivaci značky. Pracovní prostor odráží firemní kulturu a není správné, pokud neladí s image vaší firmy. Pokud se tradiční firma časem vyvine na moderní smýšlející společnost, měla by tomu přizpůsobit i prostory a zařízení. Vývoj by měl být zachycený nejen na stěně ve formě nového loga. Vedení společnosti by se mělo zamyslet nad tím, jak prostřednictvím transformace pracovního prostoru zachytí tento posun i v designu. Hlavní myšlenkou předělání kanceláří má být zachycení podstaty všech hodnot podniku, za kterými si stojí.
2. Zařízení zaspalo dobu technického pokroku
Kancelář moderního podnikatelského prostředí by měla být tech-friendly. Pointa tkví v tom, že by měla podporovat technickou revoluci. Zaměstnanci ocení nejen komfort. Nábytek přátelský k technologiím pomáhá snižovat nepořádek a vytváří soudržnější vzhled. Starší kancelářské stoly nedisponují například tunely pro kabely, čehož důsledkem může být, že jsou zaměstnanci nucení vést kabely přes nábytek nebo kolem něj. Většina moderních kancelářských stolů disponuje nejrůznějšími řešeními, jak udělat kabely téměř neviditelnými.
TIP
Pokud nemá stůl viditelné chyby, ale překáží vám, že neposkytuje řešení pro kabely, nemusíte si kupovat nový. Stačí jen dokoupit vodící lištu a nainstalovat ji.
U předělání kanceláře a výměny nábytku je důležitým faktorem technologie. Kancelářský nábytek by měl být katalyzátorem pro zlepšení používání a funkčnosti vaší technologie. Přizpůsobení se novým strojům a zařízením vyžaduje instalaci nejnovějších typů nábytku, které podporují používání nové technologie místo toho, aby bránily jejímu používání.
3. Zařízení neumožňuje týmům efektivně pracovat
Podporuje váš kancelářský nábytek spolupráci a týmovou práci? Pokud ne, možná je čas na změnu. Některé kanceláře bohužel nedisponují dostatečným prostranstvím a omezují zaměstnance v týmové komunikaci. Pokud prostředí omezuje svobodu toku myšlenek a komunikačních kanálů mezi pracovníky, snižuje to i produktivitu práce. Pokud prostor dostatečně nedýchá volností, je čas pro reorganizaci a výměnu zařízení tak, aby vytvořilo týmově přátelské prostředí.
4. Počet zaměstnanců roste
Pokud se pracovní tým časem rozrostl, neznamená to hned, že musíte hledat nové prostory. Možná nastal čas na výměnu starého neflexibilního zařízení. Vyhněte se nákladnému stěhování a maximálně využijte potenciál existujících prostor. Investujte do flexibilního zařízení, které se dokáže přizpůsobit pracovnímu tempu týmů a specifickým požadavkům. Rovnováha mezi otevřeným a soukromým prostorem je klíčem k tomu, aby zaměstnancům poskytla prostředí, které potřebují pro efektivní pracovní výkony.
TIP
Pokud se přece jen rozhodnete pro stěhování, neberte s sebou do nových prostor nábytek, který je potřebné rozebrat. Čas, který investujete do demontáže, stěhování a montáže starého nábytku, vás může stát v závěru tolik, jako kdybyste se rozhodli koupit nový – a ten starý můžete prodat alespoň za nějaké drobné.
5. Zařízení není možné přizpůsobit ergonomickým požadavkům zaměstnanců
Nejen pracovníci, kteří působí ve fyzicky náročných odvětvích (jako jsou např. stavba nebo výroba) trpí bolestmi pohybového aparátu. Stejně tak ti, kteří prosedí denně dlouhé hodiny v kancelářích, jsou postihováni těmito onemocněními. Existuje několik běžně se vyskytujících skeletomuskulárních onemocnění, která napadají lidi zpoza stolu.
Správně zvolený kancelářský nábytek může zaměstnance chránit před těmito onemocněními. Pokud není součástí vašeho zařízení ergonomický nábytek, je nejvyšší čas to změnit. Například počítačová pracovní stanice, která disponuje výsuvným modulem pro klávesnici a myš, může pomoci snížit riziko poranění rukou a zápěstí. Výškově nastavitelná kancelářská židle pomáhá předcházet namáhání očí. Kromě toho sníží výkonná kancelářská židle s bederní opěrkou stres pracovníků a zároveň chrání před běžnými zraněními, která by jinak mohla způsobit bolest a zánět. Výškově nastavitelné stoly zase mohou pomoci ulevit zádům vašich zaměstnanců.
Pohoda zaměstnanců by měla být neoddělitelnou součástí úspěchu společnosti. Podporujte jejich zdraví a produktivitu pomocí stojících pracovních míst nebo ergonomických židlí a vytvořte tak optimální prostředí, které ulehčuje zaměření se na jejich práci místo jejich bolavých zad. Hodně společností a kanceláří propracovává vzhled a nábytek tak, aby byly v souladu s jejich principem ergonomie. Ergonomie dokáže být silným motivátorem pro zaměstnance. Ukazuje se, že zvyšuje i spokojenost zaměstnanců s jejich pracovním prostředím.
Znovu nalezený image a produktivita v kusu nábytku
Jednoznačně doporučujeme investovat do nového zařízení, pokud potřebujete znovu objevit svůj ztracený image společnosti. Kancelářské prostory je nutné vnímat více než jako soubor stolů a židlí. Vytvářejí názor externích lidí na vaši společnost.
Technologické společnosti Silicon Valley uznávají důležitost atraktivního kancelářského designu. Společnost Google například využívá v kancelářských prostorách prioritně barvy svého loga. Microsoft používá čisté, symetrické čáry s obdélníkovými tvary, které jsou typické pro jejich logo. To je jen pár příkladů, jak společnosti využívají design kanceláří na prezentaci a odrážení jejich image. Pokud potřebujete znovu objevit image vaší společnosti, může vám k tomu pomoci správný výběr nábytku.
Pokud se vaše společnost v posledních měsících stala méně produktivní, možná je také na čase investovat do nového kancelářského nábytku. Pokud jsou pracovníci nucení používat zastaralý nábytek, který je rozbitý nebo zle navržený, neprospívá to k růstu jejich produktivity. Motivace bude neustále klesat, což se přirozeně odrazí i na výsledku práce. Možná i tento důvod vás přesvědčí ke správnému kroku a konečně vyměníte opotřebované a staré za funkční a nové.
Zapamatujte si:
- Nic nevydrží věčně. A už vůbec ne levné kusy nábytku určené k pravidelnému používání.
- Pokud nábytek ztratil svou funkčnost a je viditelně poškozený, nečekejte až do chvíle, kdy se rozpadne. Investujte do nového.
- Vysoká vstupní investice do ergonomického nábytku se vám vrátí v rostoucí produktivitě zaměstnanců.
- Kancelářská zařízení a celkový dojem prostředí by měly reprezentovat kulturu a image vaší společnosti.
