Zasedačky, v kterých se vede živý dialog, komunikace a spolupráce, jsou místa, kde se rodí inovativní myšlenky a dělají zásadní rozhodnutí. Na účastníky rokování má vliv více faktorů, než jste si doteď mysleli, přičemž jedním z nejdůležitějších je prostředí, v kterém pracují. Právě proto by zasedací místnost měla jako místo častých schůzek vypadat reprezentativně a měla by odrážet tvořivého ducha společnosti. Jak na to, to vám už prozradíme v následujícím článku.
Logo na viditelném místě
Prázdná bílá stěna ve vaší zasedačce nemusí vypadat fádně. Oživte ji firemním logem, které v rokujících navodí pocit velkoleposti a obdivu. Stejně efektním, i když o něco nákladnějším řešením jsou židle doplněné o logo. Finančně výhodnější alternativou je sladění zasedačky v barvách firmy. Barvy byste ale měli vybírat s opatrností, abyste to s nimi nepřehnali.
Tip: Zútulněte prostor zasedačky rostlinami. Vhodnými jsou lopatkovec, dracena, juka, fíkus, rajská palma nebo sukulenty. Jejich uklidňující účinky a nerušivá zelená barva navodí v zasedačce příjemnou atmosféru. Vyvarujte se ale místnosti přeplněné rostlinami – příliš mnoho rostlin na jednom místě zapříčiňuje zvýšenou vlhkost vzduchu.
Dejte si záležet na nábytku
Srdcem zasedačky je konferenční stůl – reprezentativní a multifunkční, který bude centrem proudících myšlenek a nových nápadů. Do prostoru určeného především na prezentace se doporučuje stůl ve tvaru U, zatímco mítinky se vám budou lépe vést v místnosti s kulatým stolem.
Tip: Zasedačku udržujte čistou. Zabezpečte, aby nábytek nebyl zaprášený nebo aby na stole druhý den po poradě nezůstaly použité hrnky.
Dopřejte účastníkům komfort
Na první pohled všedním doplňkem – židlí – prozradíte více, než si myslíte. Hostovi její pohodlností signalizujete, jak moc je pro vás důležitý. Při zařizování zasedací místnosti proto dbejte na výběr správných židlí, které zabezpečí komfort i během dlouhých diskusí. Zvolit si můžete od elegantních židlí na ližině po klasiku na čtyř nohách.
Využijte denní světlo
Vaše zasedačka má být příjemným pracovním prostorem, který nebude připomínat vězeňskou celu. V ideálním případě by měla místnost být rovnoměrně prosvětlená. Doplňky jako rolety a žaluzie používejte hlavně při prezentacích, případně při použití projektoru.
Přizpůsobte se technice
Mnoho konferenčních místností má (v porovnání s technickým vybavením domácností nebo pracovišť) problém se zastaralou technikou. V současnosti závisí celý obchodní svět na smartphonech, tabletech nebo noteboocích, což je důležité zohlednit také při zařizování zasedačky. Ta by měla být vybavená tak, aby si v ní účastníci mohli připojit zmiňovaná zařízení.
Tip: Trendem posledních let je tzv. BYOD (Bring your own device = přines si vlastní zařízení), při kterém si účastníci nosí na schůzky své vlastní koncové zařízení (notebooky, tablety nebo smartphony). Standardem ve vybavení zasedaček se stávají 4K obrazovky, které nabízejí detailní rozlišení prezentací.
Během zařizování zasedačky myslete na:
- Moderní technické vybavení. Aby zasedání probíhalo bez rušivých momentů, kontrolujte pravidelně technická zařízení a postarejte se o výměnu nefunkčního.
- Kvalitní a praktický konferenční nábytek. Zařiďte zasedačku komfortními židlemi a prostorným stolem, které budou sladěné ve stylu a v barvách místnosti.
- Doplnění prostoru rostlinami. Vytvoří příjemnou pracovní atmosféru a zlepšují ovzduší.
- Viditelné logo. Přeneste symbol vaší firmy do zasedačky v malých detailech (barva na stěnách, skleničky s logem firmy) nebo ve vašich rozměrech (logo na stěně).
- Přirozené denní světlo. Nezatahujte zbytečně rolety v zasedačce. Energii při zasedání dodá účastníkům přirozené světlo.
Nahlédněte do budoucnosti zasedaček
I když je těžké mluvit o prognózách na nejbližší roky, vícero zahraničních odborníků na firemní kulturu a vývoj trendů se shoduje v tom, že zasedačky v budoucnu projdou více změnami. Při zařizování prostorů by se měl ve větší míře využívat přírodní materiál jako dřevo nebo kámen. Interaktivní tabule s velkou pravděpodobností nahradí klasické korkové nástěnky a prezentační tabule. Přenos informací mezi účastníky rokování zjednoduší rozličné aplikace prostřednictvím digitálních zařízení, jako jsou smartphony nebo tablety.
V současnosti si vedoucí společností uvědomují, že je nezbytné podnítit v diskutujících tvořivost. Čím dál tím častěji proto dávají prostor barvám, které navozují radostné emoce a pozitivně podporují myšlení. Vidět židle střídavě v zelené, modré, červené a žluté už není ničím výjimečné, stejně jako motivační výroky na tabulích nebo na stěnách v zasedačce.
Smart vychytávka do vaší zasedačky
Ne každá konference vyžaduje použití dataprojektoru. Pokud zvažujete umístění dataprojektoru na strop, řešením pro vás může být jeho flexibilní zabudování pomocí speciálního držáku. Tímto způsobem necháte dataprojektor doslova splynout s vaším stropem. Výhodou je, že dataprojektor nebude v místnosti jen dalším „lapačem prachu“ a nebude poutat pohledy rokujících.
