Open Plan Office, po našem koncept otevřených kanceláří, je sdílené pracovní prostředí bez existujících stěn nebo příček. Tento design kanceláří vznikl perem architekta Franka Lloyda Wrighta v roce 1904 v New Yorku. Centrem cihlové budovy se stalo velkoplošné atrium s nekonečnými řadami připravených pracovních stolů pro zaměstnance. Největší úspěch zaznamenal tento koncept kanceláří na přelomu 2. tisíciletí díky technologickým gigantům, jako jsou Google, Apple a Facebook, které upřednostňují hlavně filozofii otevřeného prostranství.
Společnost se v průběhu let roztříštila na dva tábory. Jeden na tento koncept nedá dopustit a druhý ho zatracuje. Pochopitelně, abyste věděli, ke komu více inklinovat, museli byste si vyzkoušet práci v tomto prostoru na vlastní kůži. Tak jako ve většině případů se i zde najdou výhody a nevýhody, které vyplývají z tohoto uspořádání pracovního prostoru.
Kočičí zlato podnikatelů
Nezpochybnitelnou a největší výhodou tohoto konceptu je jednoznačně ekonomická efektivita prostranství. Kromě toho, že takto zaměstnavatelé šetří penězmi nejen za metry čtvereční, šetří nepřímo i ostatní, k tomu přidružené náklady, jako jsou například energie, společná zařízení nebo drobné kancelářské vybavení, které mohou zaměstnanci sdílet.
Samozřejmě, že firmy argumentují, že hlavním důvodem vyhledávání konceptu otevřených prostor je výhoda týmové práce a společná kreativita týmu. Ve vytvořených pracovních týmech není zvykem mít přesně stanovenou hierarchickou strukturu, přičemž takové prostředí na zaměstnance může působit více kolegiálně. Spojování lidí kromě toho může pomoci a ulehčit i zaučení nových zaměstnanců, kteří mohou přímo při práci sledovat své kolegy, a pochytit tak část z know-how a firemní kultury.
Další výhodou je přirozený, volný tok myšlenek a komunikace v otevřeném prostoru. Pokud narazíte na problém, nemusíte vstávat a hledat kolegy po místnostech. Vzájemné myšlenky zde proudí rychleji a vytváří se přijatelnější prostředí k brainstormingu.
Není všechno zlato, co se třpytí
Ne každý se však dokáže přirozeně soustředit v prostředí, které překypuje lidmi. Někteří jednoduše k práci potřebují soukromí a je jim vysloveně nepříjemné, pokud se na ně dívá hodně jiných tváří.
Další nevýhodou může být ztráta autority vedení. Jednotlivec se učí od skupiny a je důležité, jaký směr si skupina zvolí. Může se stát, že přirozené bariéry autority se odstraní spolu s odstraněním stěn. Směrnice mohou být nerespektované a poklesne pracovní morálka, protože nebudou jasně vytyčené hranice.
Velký problém v otevřených prostranstvích může představovat také individualita osobností. Pokud mají dva zaměstnanci mezi sebou konflikt, bude se hůře držet v ústraní ve velkém prostoru, než se zavřenými dveřmi. Napětí se dokáže velmi rychle šířit a vtáhnout tak do konfliktu i ostatní. To může časem rozdělit společnost na dva tábory, což nepřispívá k efektivitě pracovních prostor. Ale i takovým situacím se dá předcházet, pokud jsou jasně stanovená pravidla hry.
Pravidla přežití v džungli
Nezapomínejte, že se v prostorách prioritně nacházíte kvůli práci. Je potřeba, abyste to respektovali. Pokud se potřebujete na něco zeptat, nejprve si zjistěte, jestli můžete vyrušit kolegu. To, že někdo sedí v blízkosti, ještě neznamená, že je k dispozici na konverzaci.
Snažte se minimalizovat vzruchy, které by mohly ostatní během práce rozptylovat. Hlučné rozhovory s kolegy, telefonáty nebo zvyky (například poklepávání na stůl) mohou ostatní vyvést z koncentrace. Pokud chcete poslouchat hudbu, podcasty nebo videa, použijte sluchátka.
V otevřeném prostranství se rychleji šíří pachy a vůně. Raději se snažte sníst si oběd v prostoru, který je k tomu určený. Hlavně pokud máte k obědu tuňákový salát s vajíčkem a cibulkou. Mnoho lidí dnes trpí na různé alergie nebo jim jsou doslova nepříjemné různé vůně. I z tohto důvodu se raději snažte vyhýbat zbytečně pronikavým vůním.
TIP: Zkuste si plánovat pracovní setkání před obědem mimo kanceláře. Můžete tak spojit užitečné s příjemným. Pokud je ústřední téma setkání na delší čas, nebudete tak vyrušovat kolegy u pracovního stolu + máte možnost změnit prostředí. Kromě toho můžete hned po setkání zajít na oběd a nemusíte se tak schovávat s tuňákovým salátem v kuchyňce.
Respektujte prostor ostatních. Kromě toho, že respektujete jejich prostor, byste měli respektovat i jejich soukromí. Bezprostřední sdílení pracovního prostoru vás neopravňuje narušovat soukromí jiných. Nesnažte se přes rameno dívat na monitor druhých, neposlouchejte cizí rozhovory ani telefonáty. Nepůjčujte si věci automaticky bez dovolení. Pokud potřebujete pero nebo sešívačku, nejprve se zeptejte nebo se rovnou projděte do skříňky.
Pracovní chaos na stole může ostatní rozptylovat a zajisté snižuje i profesionální obraz. Snažte se své věci udržovat v prostoru, který vám byl vyhrazený. Na konci pracovního dne byste si měli uklidit stůl. Pokud si pravidelně neudržujete pořádek na svém stole, velmi lehko se může stát, že budete svými věcmi zasahovat až na kolegovo pracoviště. Mějte na paměti, že jste tady na očích všem, a tedy i váš pracovní prostor.
Když pracujete v těsné blízkosti ostatních, je velmi lehké přenášet bakterie. Bez ohledu na to, jak moc potřebujete dokončit svou práci, pokud jste nemocní, zůstaňte raději doma. Určitě by od vás nebylo kolegiální, pokud byste přišli rozšiřovat viry po pracovním prostředí.
Respekt je klíčová vlastnost, kterou potřebujete být vybavený při práci v takovém prostředí. Respektujte a budete respektovaný. Stanovte si pravidla chování a určete si hranice. Nejlepší je řešit problémy a obavy přímo a diplomaticky dříve, než dojde k eskalaci. Prostředí otevřených kanceláří spojuje nespočetné množství osobností s různými styly. Snažte se být proto tolerantní a pokuste se najít způsob, jak se přizpůsobit.
SOS – Syndrom Open Space
Prvotním záměrem otevřeného konceptu kanceláří bylo zvyšování produktivity zaměstnanců. Ale po více realizovaných pozorováních, studiích a výzkumech v průběhu několika desítek let se přišlo na to, že efekt má opačný účinek a produktivita klesá. Tento koncept sice dopomohl k růstu, ale i k nemocnosti. A právě proto v lékařském slovníku tohoto tisíciletí najdete nový pojem pod zkratkou SOS, tedy Syndrom Open Space.
Vysoká hlučnost prostředí, minimum soukromí a mnoho jiných existujících stresových faktorů přispělo k tomu, že se samotní zaměstnanci snaží vyhnout tomuto konceptu. Přidělení vlastní kanceláře je pro ně velkou výhrou a formou uznání. Tisíce lidí, tisíce chutí. To v tomto konceptu platí doslova. Tento typ pracovního prostředí není vhodný pro všechny, a právě z toho důvodu je potřeba si velmi dobře promyslet, jestli je správné jít cestou Open Office.
Pamatujte si:
- Ekonomická efektivita a týmová práce mluví v prospěch konceptu.
- Velký bratr vás stále sleduje, takže je vhodné tomu přizpůsobit i své chování.
- Respekt, tolerance a úcta budou vaší denní mantrou.
- SOS už není jen obyčejné volání o pomoc v nouzi, ale volání po Home Office
