Pracovat chaoticky a bezcílně není zrovna ideální volba, natož efektivní cesta, jak zvládnout pracovní den co nejlépe. Určitě se vám už několikrát během dne stalo, že jste takřka nevěděli, kam dřív skočit a čemu se věnovat. Začínáte-li pociťovat přibývající stres, vzniklý zejména díky gradujícímu zmatku, je čas začít věci dělat jinak.
Bez určených priorit to nepůjde
Stůl plný papírů, na monitoru neustále svítí notifikace, každou chvíli někdo klepe na dveře – a vy se ptáte, kde začít. Nejlepší bude, když začnete plnění úkolů plánovat. Věci je třeba mít zorganizované. V opačném případě nastane totální chaos a vy absolutně nebudete tušit, co dříve. Možná to bude znít absurdně, ale do plánování je třeba se dát ke konci dne.
Velmi důležitým krokem je nastavení priorit jednotlivých úloh. Na konci pracovního dne si vyčleňte 15 minut k rozvržení aktivit na následující den. Přiřaďte úkolům stupeň důležitosti vypracování a naplánujte si svůj další pracovní den krok po kroku. Na vypracování úloh byste si měli umět stanovit reálné termíny, abyste se nedostávali do časové tísně. Zamyslete se nad tím, kolik času vám může zabrat zpracování dané úlohy, a pakliže už teď víte, že to není proveditelné, požádejte o prodloužení termínu.
Nejlepší přátelé pro organizaci práce
Pokud jste úspěšně zvládli první krok, a tedy činnosti již máte naplánované, bude potřeba je přenést do praxe. Udržet si přehled o termínech vypracování jednotlivých úkolů vám pomůže pracovní kalendář. Dnešní moderní doba nabízí spoustu plánovacích kalendářů v online formě ve verzi aplikací dostupných v telefonu nebo v počítači. Na úvod úplně postačí, začnete-li používat aplikaci Kalendář, která je dostupná v každém smartphonu. Pokud raději upřednostňujete klasické formy diářů a stolních kalendářů, současný trh nabízí širokou paletu nejrůznějších kousků.
Nezapomeňte si vytvořit přehledný seznam úkolů, na kterých je třeba postupně pracovat. Pokud jsou prioritně určeny pouze pro vás, postačí vám k tomu barevné papírky nebo poznámkový blok. Když vidíte úlohy sepsané, nemusíte si je držet jen v hlavě a snadněji se vám bude kontrolovat i přehled těch, které ještě zůstaly nedokončeny.
TIP
Máte-li v oblibě samolepící barevné papírky, vytvořte si jejich pomocí jednoduchý systém rozeznávání priority úloh ze seznamu. Každé barvě přiřaďte jinou důležitost a každý úkol ze seznamu si napište na samostatný papírek. Budete tak vědět, co je nutno udělat jako první. Vždy po ukončení úlohy papírek zahodíte a postupně budou mizet z dohledu barvy, které reprezentují prioritu číslo jedna.
Dobrým pomocníkem pro sledování úkolů může být i obyčejná tabule, na kterou mohou být zaznamenávány. Tohoto asistenta oceníte zejména tehdy, pracujete-li na úkolech v týmu. Doporučujeme používat především plánovací tabule, na kterých dovedete úlohy přiřadit přímo k termínu, do kterého je třeba je vypracovat.
TIP
Přidělte každému zaměstnanci jinou barvu fixy. Vypište úkoly, které je třeba vypracovat v pořadí podle termínů. Tak bude mít každý přehled o tom, co je jeho úkolem a na první pohled budete schopni rozeznat, zda jsou úlohy rozděleny rovnoměrně, nebo bude některé nutné delegovat. Krom toho to mohou zaměstnanci pojmout i soutěživě – a možná se budou vzájemně předbíhat v tom, komu zůstane nejméně nezpracovaných restů na tabuli.
Organizovaně a efektivně lze být i online
Počítače a notebooky se staly v práci nezbytností. Také z tohoto důvodu se vývojářské společnosti zaměřily na aplikace, které pomáhají manažerům šetřit čas. Takovou je třeba Asana. Tato aplikace pomáhá zefektivnit management úkolů a projektů. Každý člen v rámci týmu vidí přiřazené úkoly a termíny, do kterých je třeba zadání vypracovat.
Na druhou stranu, člen, který úlohu delegoval, může sledovat, v jakém stavu je její realizace. Vzájemná komunikace členů týmu může být navázána přímo na konkrétní úkoly. V reálném čase tím pádem řešíte reálné záležitosti. V placené verzi je dokonce možné úlohy vzájemně propojovat, čili pokud zadání nedokončíte, nepustí vás to k dalšímu úkolu.
Foto: Rozhraní aplikace Asana . Zdroj: technologyadvice.com
Jednou z nejoblíbenějších a uživatelsky dostupných aplikací je rovněž Trello. Flexibilní nástroj umožňuje týmům malých či středních podniků usnadňovat vzájemnou spolupráci. Je to jednoduchá stránka, kde je možné vytvářet si rozsáhlé seznamy úkolů. Trello funguje na principu virtuální tabule, kde je možné zapisovat si ideje, přidávat fotky, kreslit a připojovat soubory. Ocení ho zejména společnosti, které potřebují získat společný prostor pro brainstorming ve vizuální formě.
Dobrá rada na závěr
Naučte se jednoznačně říci NE. Zejména pokud již cítíte, že zadané úkoly jsou nad vaše síly a nelze je včas zpracovat. Je třeba umět si stanovit kapacitní hranice. Své obavy z nedodržení termínu si určitě nenechávejte jen pro sebe a komunikujte s managementem o možnostech. Dobrý manažer musí znát svůj tým a jeho limity, a proto by měl také vědět správně přerozdělit úkoly tak, aby někdo nebyl nadměrně zatěžován a jiný zase naopak neměl co dělat.
Pamatujte si
- Nepřiřadíte-li úkolům priority, nikdy nezjistíte, co je nutno udělat jako první.
- Úkoly a jejich vypracování je potřeba naplánovat s ohledem na jejich termín.
- Využívejte všechny dostupné pomůcky, které vám usnadní organizaci práce.
- Začněte myslet moderně a efektivně. Volně dostupné manažerské aplikace vám zjednoduší život.
