Vítá vás každé ráno na pracovním stole chaos? Nevíte, kde dřív začít a co má prioritu, protože se ztrácíte ve věcech? Následujících deset tipů vám poradí, jak z toho ven. Efektivnější pracovní postupy dokážete zajistit i díky správně rozloženému a uloženému pracovišti.
1/ Bude to chtít audit věcí na stole
Projděte si všechny položky, které se nacházejí na vašem stole. Zeptejte se sami sebe, zda každá jedna věc má reálné využití a je opravdu nezbytné, aby se tam nacházela. To, že něco nebudete mít v dohledu, neznamená, že se toho musíte také zbavit – potřebujete pouze najít jiné místo, které bude po ruce.
2/ Co potřebuji, vidím, co nepotřebuji, schovám
Měli byste dokázat určit prioritu věcem, které potřebujete k vaší práci. Pokud něco nevyužíváte dnes a denně, je dobré mít to z dohledu. Platí to i opačně. Pokud něco používáte neustále, mějte to na dosah.
TIP
To, co nepoužíváte každý den, si uložte do zásuvek. Dnes je na trhu řada kancelářských kontejnerů či zásuvkových kartoték.
3/ Osobní věci by měly mít vlastní prostor
Nejvíce místa na stole dovedou zabrat osobní věci, jako je například telefon, klíče, peněženka a podobně. Najděte těmto věcem místo, kam je budete pravidelně odkládat, aby se vám neválely po stole. A čím dál budou z dosahu očí, tím méně budou odvádět vaši pozornost.
4/ Umím-li to udělat nyní, neodkládám to na později
Činnosti, o kterých víte, že vám zaberou méně než dvě minuty, udělejte hned. Vyhnete se tak hromadění práce, papírů a věcí, které s nimi přímo souvisejí.
5/ Jestliže nepíše, neskladuji ji
Sice máte na stole stojan plný propisek, ve skutečnosti je ale funkční jen jedna. Věřte, že nejste jediní. Snažte se mít po ruce maximálně dvě funkční propisky a dvě tužky. Všechny ostatní mohou počkat na svou příležitost v zásuvce stolu.
6/ I na stole mohou být patra
Místo toho, aby se hromady dokumentů povalovaly různě po stole, začněte je skladovat efektivně. Pomoci vám může patrové úložiště dokladů na stůl. Na horní poličku můžete dát věci, které jsou vyřešeny a budou archivovány. Do spodní přihrádky si zase umíte dát doklady, které na zpracování teprve čekají.
7/ Pokud něco nepotřebuji, tak to likviduji
Odpadkový koš byste měli mít co nejblíže. Jakmile už něco nepotřebujete, nedržte to zbytečně na stole. Řešením je i recyklace. Papíry tak můžete hned roztřídit na 3 hromádky:
- ty, které se musí skartovat,
- ty, jež mohou být recyklovány,
- ty, jejichž prázdnou stranu ještě umíte využít k poznámkám či náčrtům.
Cílem má být minimalizace nepořádku.
8/ Řeším jeden úkol a pořádně
Zaměřte svou pozornost. Tak se na váš stůl dostanou pouze doklady, které aktuálně potřebujete. Vše ostatní můžete odložit.
9/ Soukromí a rodina nepatří do práce – a naopak
Udržování rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem je těžké, a to i na pracovním stole. Rodinné obrázky, dovolenkové suvenýry a podobné drobnosti mohou během pracovního dne navodit příjemné pocity, jenomže příliš mnoho podnětů může být i rozptýlením. Na stole byste si měli ponechat maximálně tři osobní věci.
10/ Čistota půl života
Vždy ke konci týdne nebo ve váš poslední pracovní den v týdnu proveďte velký úklid. Roztřiďte nasbírané kupy papíru, odkliďte ze stolu nadbytečné věci, otřete si notebook, zbavte klávesnici drobků a nezapomeňte uklidit i pracovní plochu na počítači. Pamatujte – čím častěji provádíte údržbu během týdne, tím méně času bude na jeho konci zabírat.
Zapamatujte si
- Uklizené pracoviště a lepší přehled ve věcech šetří vaši energii a drahocenný čas.
- Nedělejte si z pracovního stolu muzeum kancelářských potřeb. Nefunkčního se zbavte, nezbytné mějte po ruce a to, co občas použijete, odložte do zásuvky.
- Ne nadarmo se říká: Co můžeš udělat dnes, neodkládej na zítřek. Věci priorizujte.
- Nebuďte příliš nostalgičtí. I jedna hezká fotka vám dokáže udělat radost na stole. Nemusíte tam mít celé rodinné album.
