Kanceláře, jež disponují menší rozlohou, mohou poskytovat dostatek prostoru a soukromí jedné osobě. Jenomže jakmile přibude do týmu nový člen, nebo se kvůli reorganizaci prostor rozhodne, že tuto místnost budou sdílet dvě osoby, už to tak být nemusí. V takovýchto případech je nutno se prioritně zaměřit na organizaci a funkčnost prostoru.
Kdyby zaměstnanci nabyli pocit omezení z prostoru, kde tráví většinu času, mohlo by se to negativně odrazit na jejich produktivitě. To ale neznamená, že byste měli povolat do práce zedníky a začít s demoličními pracemi. I z malých prostor lze díky pár tipům a trikům udělat prostornou kancelář, která skutečně poslouží svému účelu.
Pár pravidel na úvod
Nikdo netvrdí, že to bude jednoduché a časově nenáročné. Správně zařídit a uspořádat malý prostor, aby byl plně funkční, je mnohem těžší, nežli zařídit kancelář ve velkých prostorách. Ve skutečnosti to ovlivňuje mnoho faktorů, které musíte vzít v úvahu během zařizování: například samotná velikost prostoru, tvar místnosti, počet pracovníků a zařízení potřebné k výkonu.
Během zařizování nebo reorganizace zařízení v místnosti byste proto měli dodržet pár základních zásad. Každému zaměstnanci by měl být umožněn výhled z okna a zároveň by se neměl dívat přímo do zdi. V zorném úhlu by měl mít celou místnost, přičemž pracovní stůl by měl být umístěn co nejdál od dveří.
Velmi důležitý je přísun přirozeného světla. Jestliže prostory nedisponují okny, které by tam propouštěly dostatek světla, rovnou na takovou místnost zapomeňte a udělejte si z ní sklad. Celodenní umělé světlo nepomáhá ani fyzické, ani psychické kondici člověka. A už vůbec nepodporuje růst produktivity práce.
TIP
Ideální kancelář má tvar čtverce. Jak to tak ale v realitě bývá, nic není ideální. Pokud se v kanceláři nacházejí výklenky, využijte toho. Do výklenku si můžete dát vyrobit skříňku na míru, nainstalovat regál nebo vložit skříň z těch, které již v kanceláři máte. Samozřejmě za předpokladu, že se vám tam vejde. Takto naplno využijete prostor, který by se jinak nedal použít na nic.
Je čas dát se do uklízení
Jediné zařízení, bez nějž se během pracovního dne v kanceláři neobejdete, je pracovní stůl, židle a počítač. Proto platí, že to, co nepotřebujeme k práci, nepotřebujeme mít ani v kanceláři. Na pracovním stole by vám kromě počítače mělo zůstat jen zařízení, které je s ním kabelově spojené (např. klávesnice a myš) a kromě toho jedna fungující propiska a zápisník. Všechno ostatní by mělo být odloženo, například v zásuvkách. Když něco používáte častěji, neznamená to, že to musíte hned vyložit na stůl. Postačí, pokud si zásuvkový kontejner (není-li pevnou součástí stolu) dáte co nejblíže k sobě, abyste nemuseli neustále odcházet od stolu. Pozor i na nepořádek v šuplících. To, že jejich obsah je ukrytý před naším zrakem, ještě neznamená, že v nich nemusíme také udržovat pořádek. Organizované zásuvky se naplní vždy později než ty, v nichž jsou věci chaoticky pohozené.
Nepořádek ve velkých prostorách splyne a je přehlédnutelný. V malé kanceláři však bije do očí a zbytečně zabírá spoustu místa, které by určitě šlo využít efektivněji. Malé kanceláře je třeba udržovat v neustálém pořádku, protože se mohou rychle přeplnit. Proto je důležité zamyslet se v prvním kroku nad tím, co má smysl v kanceláři nechat a čeho je nutno se zbavit.
Rozhlédněte se a odstraňte věci, které reálně nepoužíváte každý den a nepotřebujete je mít neustále k dispozici. Mohou to být drobnosti, ale i větší kusy nábytku. Je třeba se reálně zamyslet nad nezbytností některých zařízení, jelikož jejich přesunutí do společných prostor nebo větších kanceláří by dokázalo ušetřit pár metrů čtverečních. Není-li vaší hlavní náplní konzultační činnost s klienty nebo zaměstnanci, nepotřebujete víc prostoru k sezení, než je reálný počet stálých zaměstnanců v kanceláři. Sedací soupravy dovedou zabrat hodně prostoru. Jestliže nemáte ve zvyku si na nich během dne zdřímnout, zkuste ke chvilkovému relaxu raději využít společných prostor a zařiďte si koutek k sezení pro všechny ve větších místnostech.
Chce to pouze správnou organizaci
Jakmile se vám podaří prostor zbavit všech nadbytečností a uklidit jej, můžete přistoupit k dalšímu kroku. Kanceláře, v nichž není prostor správně organizovaný, mají tendenci působit zaneřáděně. Zařízení a věci by měly být uspořádány podle četnosti užívání, nikoliv podle místa určení. Velmi často se stává, že se nikdo nezamyslí nad tím, jak často věci používáme, nicméně se raději přikloníme k řešení, kde je lze položit.
Věci a zařízení, které nevyužíváte každý den, ale přesto je potřebujete ke své činnosti, by měly mít vyhrazený prostor, kde mohou být uskladněny, dokud nenadejde jejich čas. Vezměme si například takový skener. Pokud nejste asistentka výkonného ředitele, která každý den potřebuje skenovat podepsané dokumenty a odesílat je dál, je zcela zbytečné, aby takovéto zařízení bylo umístěno na vašem stole.
TIP
Ještě větší pracovní prostor na stole vám může pomoci vytvořit držák na monitor. Monitor zavěšený na držáku nezabírá pevnou plochu na stole a nabízí vám tak trochu volného místa na nezbytné věci, které jste neměli kam umístit.
Kousek užitečného prostoru vám může zabírat i skartovač nebo nevhodně zvolená velikost odpadkového koše. Jestliže denně neskartujete spousty dokumentů, je zcela zbytečné, abyste někde vedle stolu toto zařízení skladovali. V tomto případě postačí, když si vyhradíte prostor na poličce nebo v úložném boxu na těch pár dokumentů, které zlikvidujete později. Totéž platí i pro odpad vytvořený během pracovního dne. Začněte například recyklovat. Navrhněte vedení společnosti, aby zajistilo recyklační nádoby, které budou umístěny tak, aby byly k dispozici všem. Bio odpad můžete házet do koše v kuchyňce a zbylý drobný odpad roztřídíte do nádob. Má to i pozitivní vedlejší efekt. Zbavíte se možného zápachu v kanceláři, jenž by mohl vzniknout nepravidelným vynášením koše.
Důležité je umět si správně zorganizovat i pracovní prostor na stole. Namísto nesmyslně poházených papírů zkuste raději investovat do menšího úložného boxu na dokumenty, ve kterém si dovedete tyto doklady roztřídit. Předejdete tak zaneřáděnému stolu a doklady budete umět zpracovat rychleji, protože vám bude hned jasné, které jsou v přihrádce vybavené a které teprve čekají na zpracování.
TIP
Malé úložné boxy nemusí být situovány pouze na pracovním stole. Díky jejich umístění do poličky nebo vícepolicové knihovny si dokážete vytvořit další „malé poličky v poličce“. Kromě toho existuje na trhu i modulový nábytek, jehož pevnou součástí jsou boxy k odkládání věcí. Pomocí investice do takovéhoto zařízení šetříte prostor i náklady, protože získáte dva v jednom: pracovní stůl i odkládací prostor na nezbytnosti.
Není-li místo na zemi, je třeba hledat na zdech
Nejjednodušší způsob maximalizace malých prostorů je využít i vertikální část místnosti. Podlahová plocha místnosti je přímo omezena zdmi, přičemž ty mají v konečném důsledku k dispozici vždy větší plochu, než je ta podlahová. Dokonce i tradiční věšák na kabáty a odkládání deštníků lze nahradit zafixovanými háčky na stěně.
Pokud místnost disponuje vysokými stropy, investujte do regálů. V současnosti najdete na trhu i vkusné a cenově dostupné regálové sestavy, které nabídnou více úložného prostoru než klasické skříňky. Toto řešení jde navíc ruku v ruce i s dnešními trendy v zařizování, které mimo jiné hledají inspiraci také v industriálním vzhledu místností.
Nepotřebujete-li hodně úložného prostoru, postačí vám jednoduché poličky, které můžete ukotvit L-kami na stěnu. Vytvoříte si tak potřebný úložný prostor, aniž byste hledali tu špetku volného místa na zemi, přičemž mohou být instalovány přímo nad vaším pracovním stolem. Na poličky upevněné na zdi nebo do regálů můžete umístit různé boxy, hezké krabice nebo košíky, v nichž se můžou nacházet kancelářské potřeby (např. náhradní náplně do sešívačky, euroobaly, obálky a mnoho jiných drobností).
TIP
Jestliže raději preferujete klasický vzhled nábytku, prodejci mysleli i na vás. Pokud skladujete kvanta dokladů, ale nemáte k dispozici prostor, kde byste umístili regál, stačí investovat do skříně s otočnými regály. Taková skříň zabere i čtyřikrát méně místa nežli knihovna, do které by se vešel stejný počet dokladů.
Kde je vůle, tam je cesta
Přestože jednotlivé rady a kroky můžou vypadat minimalisticky, jejich úspěšná realizace přinese očekávaný výsledek. Umět zařídit malé kancelářské prostory tak, aby vyhovovaly více než jen jednomu zaměstnanci, může být běh na dlouhé tratě, pokud se to nedělá už od samého začátku promyšleně.
Někdy není nezbytné okamžitě svolávat celou obec žádaných architektů a designérů, aby na těch pár metrech čtverečních udělali malý zázrak. Pro začátek úplně postačí, když se v prostorách bude pravidelně udržovat pořádek a pokud nikdo nebude lpět na věcech, které opravdu nejsou k práci zapotřebí.
Pamatujte si
- Prvním úspěšným krokem maximalizování prostoru je udělat v něm nejprve pořádek.
- Jednoznačně se zbavte věcí, které reálně nepoužíváte.
- Není-li volné místo na podlaze, je třeba hledat na stěně.
