Největší pracovní výzvou každého z nás by měla být snaha naučit se produktivně využívat čas a zbytečně ním neplýtvat. Podstatou správně aplikovaného time managementu nemá být přehledné rozdělení úloh do 8 hodin, ale postupné zkracování časových intervalů, abychom měli možnost přežít den co nejefektivněji.
Existuje vícero ověřených technik, jak docílit tohoto vytouženého stavu efektivně využívaného času. V tomto článku si představíme tři nejčastěji využívané metody. Výsledným efektem každé z nich je v závěru úspěšně implementovaný time management.
Pomodoro technika
Tuto techniku jde efektivně využívat především při plnění úloh, které nepotřebují delší časový horizont k dosáhnutí řešení. Pointou je umět si rozdělit práci na menší bloky. To znamená věnovat se naplno úloze přibližně 25 minut a následně si dopřát přestávku v délce 5 minut. Na začátek se nemusíte striktně omezovat daným časovým intervalem. Snažte se přizpůsobit hlavně vašemu pracovnímu tempu, které budete postupně zefektivňovat.
Tip: Pokud jste chytli ten správný drive během plnění úlohy a váš cíl je už na dosah, určitě neukončete činnost jen kvůli tomu, abyste dodrželi stanovený interval.
Eisenhoverův princip
To, co je pro jednu skupinu lidí důležité, nemusí být v té samé chvíli pro druhou skupinu naléhavé. A právě z tohoto důvodu je potřeba naučit se rozlišovat důležitost a naléhavost úloh. Zkuste si představit matici, v které máte vedle sebe na horizontální ose proměnnou důležitost a na vertikální ose naléhavost. Postupně do této matice přibývají úlohy, které je potřeba řešit. Důležité úlohy jsou ty, které mají vliv i na jiné činnosti a naléhavost úloh vychází z jejich daného termínu odevzdání. To znamená, že prvořadou prioritu budou mít úlohy, které budou pro obě skupiny důležité. Pokud se i blíží termín odevzdání a ty důležité zůstanou nezpracované, nemáte šanci řešit ty naléhavé.
Tip: Využívejte aktivně tuto techniku hlavně v období, v kterém přijde nárazově vícero úloh od různých zadavatelů.
Paretovo pravidlo
Pravidlo vychází z poznání toho, že 80 % výsledku ovlivňuje 20 %práce. Pokud se nezaměříte hlavně na těch 20 %, které vám reálně pomáhají k plnění úloh, může se lehko stát, že 80 % práce vám přinese jen 20 % výsledků.
Tip: Zaznamenávejte si během dne činnosti, kterým byste se věnovali a snažte se je měřit. Na konci dne tak budete umět reálně zhodnotit, jestli jste svůj čas využívali během dne opravdu efektivně, nebo jste ho promarnili.
Ať už si zvolíte jednu z těchto technik, nebo se pokusíte najít takovou, která by vám více vyhovovala, nezapomeňte věci i dělat, ne jen řešit, jak je udělat. Je velmi důležité myslet na to, že byste úlohy měli mít dopředu naplánované a zvolená metoda má být jen doplňkem, který vám pomůže splnit je lépe.
Pamatujte si:
- Úspěšný manažer nehledá cestu, jak naplnit 8 hodin, ale jak je zkrátit a přinést lepší výsledek za kratší čas.
- Je důležité umět si práci správně rozdělit a dopřát si i přestávku.
- Přiřazujte úlohám správné priority s ohledem na termíny.
- Identifikujte zdroje, které vám pomáhají k efektivitě.
- Plánujte, plánujte a plánujte.
Zapojíte se do naší výzvy a zkusíte zlepšit svou efektivitu jedním z těchto principů? Nebo víte o dalších, kterými se řídíte a jsou funkční? Dejte nám vědět.
