Ráno zazvoní budík a spustí se kolotoč vašich denních rituálů, které jsou od pondělí do pátku skoro na chlup stejné. Vzbudit se, umýt, obléct, přijít do práce, popovídat si s kolegy, odpovědět na e-maily, splnit zadané úlohy a pozdě večer se vrátit domů úplně vyčerpaní. Poznáváte tu rutinu? Časem se ztrácí motivace a vaše efektivita stále více klesá. Klesá rychleji než křivka na finančním trhu během světové krize.
Pokud jste se našli v předchozích větách, jste na tom správném místě. V následujícím článku vám pomocí 10 tipů poradíme, jak zlepšit efektivitu své práce a objevit tak znovu chuť na přijímání nových výzev.
1. Plánujte dlouhodobě
Pracovní kalendář by se měl stát vaší neodmyslitelnou součástí. Naučte se plánovat nejen pracovní činnosti a schůzky, ale i soukromé. Pokud něco není v kalendáři, nezabývejte se tím. Otevřete si kalendář a naplánujte si to.
2. Omezte rušivé elementy
Nejčastějším rušivým elementem jsou notifikace, a proto je třeba je vypnout. Nemáme na mysli jen notifikace v mobilu, ale i ty na monitoru umí rozptýlit člověka od důležité činnosti – hlavně, když je doslova „zažraný“ do práce. Věci dělejte tehdy, kdy je máte naplánované během dne, ne tehdy, kdy vás na to upozorní vyskakující okno na monitoru.
3. Zaměřte se na řešení prioritní úlohy
Ráno je ten nejlepší čas na řešení úloh, které mají vysokou prioritu. Nerozptylujte se e-maily a nadbytečnými diskuzemi. Naplno se zaměřte na konkrétní úlohu a hledejte její řešení.
4. Odměňte se
Připravte si formu odměny za každou úspěšně ukončenou úlohu. Dopřejte si věci, po kterých už déle toužíte. Pokud se vám podaří ukončit úlohu v daném termínu a budete spokojení s odvedenou prací, dopřejte si naplánovanou odměnu.
5. Připravujte si seznam úloh
Velmi užitečnou pomůckou se může stát seznam úloh, které je potřebné splnit. Seznam byste si neměli vytvářet na začátku, ale na konci dne. Takto si budete umět lépe nastavit priority na následující den, protože budete mít po ruce seznam neukončených činností.
6. Dělejte si přestávky
Je dokázané, že pozornost se nedá dlouhodobě udržet ve stejné intenzitě. Proto je velmi důležité dělat si přestávky, a to minimálně každou hodinu, nebo, pokud to není reálné, alespoň po každé ukončené úloze. Mysl potřebuje i vypnout, aby se dokázala znovu nastartovat.
7. Dělejte i nesouvisející činnosti
Naplánujte si během dne i něco, co nemá souvislost s vaší prací, abyste tak uměli úplně vypnout vaši mysl od stejné činnosti. Vyběhněte například na oběd s přáteli nebo vyluštěte křížovku.
8. Nepoužívejte DELETE
Je to velmi důležité, pokud se nacházíte v tvořivém procesu. Na začátku vždy potřebujete velký objem myšlenek, aby bylo z čeho vybírat. Je lepší mít věci zaznamenané, než po nich pátrat v paměti.
9. Nedělejte multitasking
Lidé se mylně domnívají, že pokud zvládají dělat více věcí najednou, zlepší to jejich efektivitu práce. Odvedená kvalita práce bude určitě menší, než kdybyste se naplno soustředili na řešení jen jedné úlohy. Kromě toho, pokud se zaměříte jen na jednu úlohu, je možné, že ji zvládnete za mnohem kratší čas, než kdybyste řešili více věcí naráz.
10. Zapisujte si postupy
Počáteční sepisování pracovních postupů vám sice zabere trochu času, ale na základě takových informací budete umět později zhodnotit efektivitu vaší práce. Pomocí těchto záznamů můžete úlohy časem plnit systematicky. Kromě toho, pokud by po vás přebral vaši agendu jiný kolega nebo byste byli v pozici managementu, bude se vám úloha lépe delegovat, když už nebude potřeba postupy nanovo objasňovat.
Na začátek může být velmi těžké držet se do puntíku všech rad. Pokud se vám ale časem podaří implementovat celý seznam tipů do vaší denní rutiny, garantujeme vám zvýšenou efektivitu práce a celkově více ušetřeného času.
Zapamatujte si:
- Je potřeba plánovat, zapisovat, sepisovat a dělat si seznamy.
- Je důležité naučit se i relaxovat a umět vypnout během dne.
- Multitasking není všelék na dnešní uspěchanou společnost.
- Na konci každé cesty musí být i odměna. Motivace je velmi důležitý faktor.
Pokud máte další tipy na zlepšení efektivity během práce, podělte se o ně s námi.
