Pracovat efektivně neznamená pracovat aktivně. Výstižné je toto tvrzení hlavně pro ty, kteří sice pracují denně jako lvi, ale na konci dne mají pocit, že vlastně nic neudělali.
Být produktivním během své pracovní doby není žádná věda. Svědčí to jen o tom, jakým dobrým manažerem svého času jste. Poradíme vám několik principů, jejichž dennodenní dodržování vám pomůže dosáhnout předem stanovených cílů. Pokud chcete zvýšit svou efektivitu hned teď, jděte na konec článku a přečtěte si shrnutí.
Ráno začněte pozitivně
Váš produktivní den začíná otevřením očí, nejlépe po vydatném spánku. Každý se umí probrat po svém. Někdo si dopřeje studenou sprchu, jinému stačí ke štěstí šálek chutné kávy, další si rozproudí krevní oběh malou rozcvičkou. Ať už si zvolíte jakýkoliv start do nového dne, měli byste být naladění pozitivně. S přístupem, že se vám nechce vstávat a vypnete i třetí budík, se v ten den daleko nedostanete. Těšte se na nové výzvy, které vás čekají!
Tip pro vás: Všichni víme, že ráno utíká čas jaksi rychleji. Abyste si ušetřili pár minut ranního shonu, už večer si připravte věci potřebné na další pracovní den (např. oblečení, pracovní pomůcky, oběd).
Udělejte si pořádek na stole
Pokud váš stůl vypadá jako po výbuchu, k efektivitě v práci vám to velmi nepomůže. V první řadě se zbavte všech neaktuálních lístečků a papírů, které už nebudete potřebovat.
Patříte k lidem, kteří jsou schopní „zahrabat“ své věci i v malém prostoru? Jistě vám pomohou zakladače, organizéry a jiné pomůcky šetřící místem.
I multitasking umí škodit
Představte si maminku se dvěma dětmi v kuchyni. Jednou rukou míchá polévku, druhou nalévá vodu do sklenice a nohou zvládá houpat dítě v kolébce. Ano, ženy jsou známé tím, že zvládnou dělat více věcí najednou. Ale v domácnosti. Představte si, že byste podobnou „schopnost“ všichni využívali v práci. Dáváte údaje do tabulky, mezitím vyřídíte nějaké telefonáty a ještě stíháte odepisovat na e-maily. Zní to sice multitaskingově, ale neefektivně. Zmiňované zapsání údajů do tabulek vám potrvá dvakrát déle, než kdybyste se věnovali jen této jedné činnosti. A energie, se kterou jste se ráno vzbudili, vás velmi rychle opustí.
- Je důležité určit si priority a úlohy během dne. Zamyslete se nad tím, co děláte jako první, když přijdete do práce. Mnozí začínají čtením e-mailů nebo kontrolou sociálních sítí. I kdyby tyto dvě činnosti byly součástí vaší práce, ruku na srdce: jsou to i ty nejdůležitější?
- Napište si seznam úkolů, které máte během svého pracovního dne splnit. Kromě toho pomůže, když si je budete kategorizovat na nejdůležitější, středně důležité a nejméně důležité. Případně si stanovte i to, které je potřeba vyřešit v tuto chvíli a které později. Dbejte na to, abyste si je odškrtávali jednu za druhou. Pokud chcete jít o úroveň výše, úkoly a cíle si můžete klidně naplánovat i na celý týden nebo měsíc.
Tip pro vás: Internetové prohlížeče nabízejí množství doplňků, které vám pomohou vyřešit vaše úkoly mnohem snadněji. Stačí si je jen nainstalovat do počítače. Dáváme vám do povědomí alespoň dva z nich, které patří pod oblíbený Google Chrome:
-Todoist: Jednoduchý to-do list doplněk. Díky němu můžete úlohy vytvářet, kontrolovat i delegovat na druhé. Navíc si můžete ukládat weby, ke kterým se opět chcete vrátit. A co je nejlepší – sesynchronizujete si ho i se zařízeními, které potřebujete.
-Paper: Je určený především pro ty, kteří mívají kolem sebe plno papírků s poznámkami a myšlenkami. Paper funguje jako nová záložka v prohlížeči, do které si zapíšete vše, co vás během dne napadne.
Zbavte se žroutů času
O tom, jaké rušivé nástrahy nás obvykle čekají v práci, bychom mohli napsat samostatnou kapitolu v knize. Představíme si alespoň nejčastější z nich:
- Žroutem číslo jedna bývají sociální sítě a touha zjistit, co je nového na nástěnkách našich přátel. Během sledování novinek na vás vyskočí videa s rozkošnými zvířátky nebo dětmi, případně lákadla typu „Zjisti, které hollywoodské hvězdě jsi podobný“. A první hodina vašeho pracovního času je nenávratně pryč.
- Jiní pracanti začínají svůj den prohlížením e-mailů a odpovídají na jeden za druhým, aniž by si vůbec zhodnotili, jestli je důležité vyřídit je ráno jako první. Neefektivní je i to, jak se ke zprávám vracejí několikrát během dne, a to hned, jak jim vyskočí nové upozornění.
- Rušivým elementem mohou být i samotní kolegové, hlavně ti upovídanější. Socializace může být v práci k užitku, ale nejlépe během přestávek. A známe i takové typy kolegů, kteří za vámi často přicházejí s novým pracovním požadavkem ke zpracování. Takovým je potřeba naučit se říkat ne. Tedy za předpokladu, že nejde o nutnou záležitost, která nepočká.
Tip pro vás: Jedním ze žroutů času je i obyčejné prohlížení webu. Pokud to nejde jinak, využijte možnosti blokování internetových stránek. Google nebo vaše IT oddělení ve firmě vám s tím pomůže.
Motivujte se do výkonů
Každému se pracuje mnohem lépe, pokud má dostatečnou motivaci. Pro některé je dostatečným důvodem chodit do práce zaplacení hypotéky nebo účtů za energie. To vás však nemusí „nakopnout“ správně. Zkuste si vymyslet odměnu sami pro sebe. Možná vás dokážeme inspirovat:
- „Po splnění naplánovaných úkolů si dopřeji kvalitní masáž.“
- „Pokud dokončím tuto práci, můžu mít o něco delší pauzu na oběd.“
- „Za dnešní výkon si zasloužím večeři v restauraci.“
Sami víte, co na vás bude fungovat nejlépe.
Tip pro vás: Vaše odměna by měla být finančně nenáročná. Klidně bychom ji mohli nazvat drobností, aby vás při denní frekvenci nezruinovala. Navíc je dokázané, že malé, a hlavně časté odměny zvyšují pracovní morálku.
Delegujte svou práci na kolegy
Požádat o pomoc při hromadění úkolů, případně pokud si s něčím nevíte rady, ještě neznamená, že jste neschopní a koledujete si o problém. Právě naopak. Pokud máte kolegy – týmové hráče, ochotně vám pomohou s vaším požadavkem. Stačí se zeptat. V opačném případě se může stát, že se zaseknete u jedné složité úlohy, která vám zabere celou pracovní dobu.
To samé platí i v případě, že vedete tým. Rozdělte úlohy mezi kompetentní složky. Nesnažte se udělat vše sami kvůli tomu, že „vy to i tak umíte nejlépe“.
Pauza na…
Ani pracovat 8 až 10 hodin v kuse vaší efektivitě nemusí pomoci. Právě naopak, váš výkon bude klesat mnohem rychleji s přibývajícími hodinami v práci. A navíc tím trpí i vaše tělo, v kterém se při neustálé nečinnosti (ne, pohyb myší se nepočítá) usazuje tuk a ucpávají se cévy.
Tip pro vás: Občas stačí jen vstát od počítače, zahledět se ven z okna a trochu se natáhnout. Dopřát si můžete i krátký coffee break s kolegy, případně se osvěžit ovocem.
Rychlé shrnutí pro vyšší efektivitu:
- To, jak ráno vstanete, ovlivní celý váš den. Vyplavte si pár endorfinů ihned po probuzení. Zacvičte si, vyhraďte si 10 minut na kombinaci: já + moje káva + knížka, nebo to zkuste s osvěžující sprchou – díky ní otužíte své tělo a posílíte si imunitu.
- Věci potřebné na další pracovní den si připravte už večer. Nevíme, jak je to možné, ale ráno nám ty minuty pravděpodobně někdo krade.
- Pokud každé ráno v práci spouštíte pátrání po klávesnici a myši, asi je čas uklidit si pracovní stůl.
- Vytvořte si seznam priorit a užívejte si ten pocit, když si je budete vyškrtávat jako hotové. Pokud chcete šetřit lesy, nainstalujte si do prohlížeče Google Chrome doplňky jako Todoist nebo Paper.
- Pokud to není nutné, ani se nepřihlašujte na sociální sítě. Na e-maily odepisujte stručně a jasně, abyste se k těm samým nemuseli vracet vícekrát za den.
- Důležité je i vysvětlit kolegům, že tak jako mají oni svou pracovní náplň, ji máte i vy. Pokud to nejde jinak, stanovte si v dny přesný čas, během kterého se na vás mohou obracet se svými (relevantními) prosbami a připomínkami. Naučte se také delegovat úlohy a říkat ne.
- Oddechujte. Dělejte si krátké přestávky, strečink nebo coffee break s kolegy. Za spokojenost se svou prací se odměňte. Nebo to nechte na šéfa ☺
